南京天文光学技术研究所行政综合类合同管理办法
宁天光发[2023]51号
第一章 总 则
第一条 为规范本所行政综合类合同管理，提高风险防控能力，维护本所合法权益，根据《中华人民共和国民法典》和国家有关法律法规，结合本所实际情况特制定本办法。
第二条 本办法仅适用于以本所名义与外单位签订的行政综合类合同，主要是采购、外包合同，包括：办公用品、图书资料、后勤保障服务、网络通信服务、设备维修保养服务、维修改造工程、基建工程、房屋或设备租赁等，不包括科研项目类、人事聘用类合同。上述有专项管理规定具体要求的，依据其相应要求执行，如：《南京天文光学技术研究所基本建设管理办法》。合作协议、消费类优惠协议、意向书、备忘录等合同以《用印审批单》简便方式办理。
第二章 管理职责
第三条 根据工作职责范围划分，实行合同管理责任制。
（一）承办部门负责合同的调研、洽谈、起草、评审、修改、履行、检查、验收，向主管所领导报告合同履行情况，以及与合同有关文件的归档。
合同承办人须是本所在职职工，是合同谈判、签订和合同履行的第一责任人，在合同调研期间应核实对方是否具备签约资格，并有责任保证其具备履约能力，对合同负有直接的技术、经济和法律责任。承办部门负责人对合同内容进行全面审查，对合同的履行负有间接的技术、经济和法律责任。
（二）综合事务处负责合同审查、报批、编号、盖章、统计、存档，检查主管范围内的合同履行情况，对合同的履行负有管理责任。必要时，参与合同调研、洽谈、签订过程，并协同承办部门参与合同纠纷处理。
（三）主管所领导根据工作分工和审批权限负责合同审批。必要时，参与合同调研、洽谈、签订过程，并指导本所合同纠纷处理，对合同的履行负有领导责任。
（四）所长（法定代表人）对合同有委托代理和最终审批权，对合同的履行负有法律责任。
第四条 承办部门应加强对合同履行情况的监控，过程中出现重大改变、违约或纠纷时，及时与相关部门、综合事务处协商处理，并向主管所领导报告。必要时，报请所长批准后，提交仲裁或诉讼等。
第三章 合同订立与审批
第五条 合同订立前，承办部门应就对方的经营资质、资信等情况进行审查。包括但不仅限于调查了解对方的资金、技术、设备、信誉等情况，对方应提供营业执照或法人证书、质量或行业认证证书复印件，必要时包括已完成同类合同履历、银行资信证明等有关文件或信息，视情况可要求对方提供担保。无经营资格或资信的单位不得与之订立合同。
第六条 合同应采用书面形式，签订合同时，应按《中华人民共和国民法典》规定对合同标的等条款做出约定。
第七条 合同可由一方起草，经双方修改商定。国家或行业规定采用标准合同文本的应当采用标准文本，不能完全表达意思时，双方应通过补充合同、条款加以约定。
第八条 政府采购合同按照财政部、中科院和本所有关规定执行。其他合同的签订应遵循以下程序：
（一）3000元（不含）以下的零星业务可不签订合同，经部门负责人批准后执行。
（二）3000元（含）以上3万元（不含）以下的业务及有特别要求或涉及重要事项时，需事先办理合同审批手续并附合同文本。通过正规电子商务网站采购的，可打印其网站的采购单、订货单等具有法律效力的文本作为合同。
（三）总额3万元（含）以上20万元（不含）以下的合同一般应提供不少于3家候选供方正式报价单，通过询价比选，充分说明选择该供方的理由；
（四）总额20万元（含）以上200万元（不含）以下的合同，可在报请逐级审批并由所长或所务会同意后，按照公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价或单一来源等采购方式组织实施。100万元（不含）以下推荐采用竞争性谈判方式采购，一般应成立3人（含）以上谈判小组，谈判小组成员可包括：合同承办人、技术专家、业务主管、相关部门负责人或主管所领导；100万元（含）以上的采购推荐委托专业招标公司代理；采用邀请招标、询价或单一来源等方式采购的应参照财政部有关规定要求执行；
（五）总额200万元（含）以上的合同原则上应进行公开招标（注：单价或批量达200万元以上的货物和服务，以及总投资400万元以上的建设项目），招标工作应委托专业招标公司代理。一般由采购部门委托专人以采购人代表身份参加评审，人选可包括：委托代理人、技术专家、业务主管、相关部门负责人或主管所领导；
（六）上述谈判应参照招标要求全程记录谈判过程，形成纪要、记录，至少保存10年备查；
（七）合同审批。合同文本应先提交电子版或纸质版进行审核，经过双方协商确认。各项审核意见签于《合同审批表》（附件1）上，合同最终电子版提交综合事务处。固定资产采购填报《固定资产购置申请表》，合同提交财务资产处审核，根据经费审批权限由有关领导批准后方可实施。
承办部门凭资质证明、报价单、谈判纪要、商定的合同文本和《合同审批表》按以下程序办理会签、审批手续。
（1）总额在3万元（含）以下的合同，由经承办部门负责人、业务相关部门负责人审核会签，综合事务处负责人审批；
（2）总额在3万元以上、10万元（含）以下的合同，由经承办部门负责人、业务相关部门负责人、综合事务处负责人审核会签，报主管所领导审批；
（3）总额在10万元以上的合同，由经承办部门负责人、业务相关部门负责人、综合事务处负责人、主管所领导审核会签，报所长审批；
（4）预算外经费支出需经所务会讨论通过，由所长审批后列支。
（八）合同签署。合同经双方协商一致后，双方承办人、代表应签字确认，对合同条款承担相应法律责任。
第四章 合同盖章
第九条 合同经综合事务处负责人、主管所领导、所长审批通过后，双方承办人、代表签字，应留有具体联系方式。合同不留空白事项，单份两页以上的需加盖骑缝章。由综合事务处合同主管人员复核、加盖本所公章或合同专用章，并对合同进行编号登记。
第十条 合同一般一式四份，双方各执两份，其中一份交综合事务处留存。通常，合同先在对方盖章后再提交我所办理盖章。由本所先行盖章的合同，承办人应在2周内返回对方已盖章合同原件。本所先行盖章的合同因故未能签约执行的，承办人2周内将已盖章的合同原件悉数退回综合事务处。
第五章 合同履行、付款和验收
第十一条 合同依法订立并签字盖章后，即具有法律效力，应按合同的有关约定全面履行。承办部门应时常检查执行情况，按阶段组织验收，按本所财务规定的报销审批权限办理合同付款、报销。执行逾期半年以上的合同应填报《合同履行情况检查表》（附件2）。
第十二条 合同履行过程中承办人应妥善管理合同资料，对合同的有关资料、图表等重要原始资料的完整性负责。合同完成验收后，按照档案管理规定及时归档。
第十三条 合同付款应与合同履行、进度检查相匹配，总额3万元（含）以下的合同首付款不超过合同金额的50%，或者合同整体验收后再付款。总额3万元（不含）以上的合同首付款不超过合同金额的30%，或者合同整体验收后再付款。合同金额在100万元（含）以上的，验收后一般应预留不少于总额的3%作为质保金，质保期至少为一年。
第十四条 合同任务完成后，承办部门应组织验收和填写《合同验收表》（附件3）。
1、总额3万元（含）以下的合同，承办部门以审批付款报销方式视同验收，必要时填写《合同验收表》；
2、总额3万元（不含）以上的合同，由合同承办人负责准备验收材料，承办部门组织成立3人（含）以上的验收组，可由合同承办人、技术专家、业务主管、相关部门负责人及主管所领导等组成。
第六章 合同变更、解除及纠纷的处理
第十五条 变更或解除合同依照本办法规定的会签、审批程序进行，填报《合同变更审批表》（附件4）。变更后，合同重新编号。对方要求变更或解除合同的，承办部门必须在收到通知3天内，通知综合事务处，并向主管所领导报告。
第十六条 合同履行过程中发生纠纷时，承办部门应及时与对方协商处理。如2周内未能协商解决，应就实际情况，通知综合事务处和报告主管所领导；由主管所领导提出处理意见。必要时，报请所长批准后，可按合同约定的纠纷解决方式，提交仲裁或诉讼等。
第十七条 承办部门在履行合同的过程中，发现对方涉嫌合同诈骗的（如：对方提供虚假票据、伪造营业执照等），应立即采取果断措施通知财务资产处停止合同款支付，及时向综合事务处和主管所领导报告，必要时及早向公安机关报案。
第七章 其 它
第十八条 合同作为研究所对外经济活动、合作的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
第十九条 承办部门应根据合同台账，定期或不定期检查汇总合同履行情况，由综合事务处据此汇总，必要时在所长办公会上汇报。
第八章 责 任
第二十条 未按规定经过审批，任何人不得擅自以本所名义签订各类合同，不得事后办理合同，否则由当事人承担全部责任。本所还将视情节轻重，追究当事人的经济、行政、法律责任，必要时，按照相关规定进行处罚。
第二十一条 因故意或重大过失给本所造成重大损失的，按相关规定追究当事人的经济、行政责任，构成犯罪的，移交司法机关依法追究有关责任人的刑事责任。
第九章 附 则
第二十二条 本办法由综合事务处负责解释。本办法如与国家法律、法规和上级主管部门新颁发的规定相抵触，以国家法律、法规和上级主管部门新颁发的规定为准。
第二十三条 本办法自印发之日起施行，原《南京天光所行政综合类合同管理办法》（宁天光发〔2019〕10号）废止。
附件：1.
南京天文光学技术研究所合同审批表（行政综合类）.docx（行政综合类）