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南京天光所科技档案工作管理细则
宁天光字〔2005〕45号 签发人：崔向群
科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、实验记录、文字材料、计算材料、照片、录像、录音带等科技文件材料。
科技档案是科技人员劳动和智慧的结晶，是科技资源重要的储备形式，是发展科学事业的必要条件，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理。
一、根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《全国科学技术档案工作条例》、中国科学院《科学技术档案工作办法》等文件精神制定本细则。
二、科技档案的种类为科研课题档案，基建档案及大型仪器设备档案。
三、科技档案实行“三参加”管理办法，即分管下列工作的
管理部门负责通知档案人员参加：凡鉴定会的召开、课题评估、验收时；凡基建工程竣工时；凡大型仪器设备开箱时。档案人员应签到并对有关课题、基建竣工、仪器验收提出相关意见，做出文字记载，并按规定各项材料一并归档。
四、科研课题档案实行“四同步”管理办法：课题管理人员
在下达计划 (签合同)的同时，将科研课题档案的归档要求、范围表(基础、应用、发展)发给各课题组，由组长签字。签字本由课题管理部门每年六月底归所文书档案立卷。课题管理人员检查课题计划进度时，要检查各课题组平时文件积累、形成、保管情况。对各阶段应该形成而未形成的文件要提出意见并记录在案，做为对各课题组的考核条件。经整理后的科技档案材料，应在鉴定、评估验收或结题前两周内完成归档。课题负责人须严格审查参加人员名单与档案质量，按要求填写《科研课题档案归档说明书》并签署归档意见。办理完归档手续、档案室签字后，方可召开鉴定会、上报成果或请奖。人事部门的提职考核申请表中设有档案室签字栏目。凡不按时、按要求归档的人员，不能申请提职晋级。
五、课题组长负责组织科技文件材料的日常收集、归档工作。
（一）、课题组长或课题组长指定的课题内兼职档案员负责组内平时文件材料的积累，做好预立卷工作。
（二）、课题结束后应立即通知科技档案管理人员做好接收准备。
（三）、鉴定会后形成的鉴定证书，经济、社会效益材料，使用单位意见、论文引用情况、成果及请奖的申请书、批准获奖的证书、奖状等应由科技档案管理人员整理好后及时移交档案室。
（四）、课题管理部门接收、承办的有关纵向、横向课题的文件材料；横向课题的任务书、合同书、协议书；专利申请书、批准证书等文件由科技档案管理人员整理后与课题组整理的资料一起预立卷，然后一同移交档案室。负责成果申报的部门应及时将成果报告表、成果奖励申报书、奖励证书以及奖章、奖状、成果推广材料、专家评审意见等移交档案室。
六、归档时间
课题结束后两个月内必须归档完毕。课题管理部门在下达的结题通知上应注明归档的日期。取得负结果和中途下马的课题也应在课题中断、停止两个月内进行归档。
七、归档要求
（一）、归档的工作报告要用B5纸大小的规格打印。
（二）、硕士、博士生的毕业论文只交一份打印本。
（三）、公开发表的论文应交抽印本(复印件不便长期保管)。
（四）、凡归档的材料必须是定稿，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用铅笔、圆珠笔和水彩笔等字迹不能持久保存的书写工具，一律要用钢笔书写或交打印材料，禁止交复印件。
八、 档案的借阅办法
（一）借机密、秘密文件或非本课题组的文件，应由主管所长签字后方可借阅。
（二）借本人从事过工作的档案，需持组长的批条直接到档案室查阅。
（三）凡外单位来借阅、复制、摘抄档案的，必须先经课题管理部门负责人在介绍信上签字批准后，才能到档案室查阅。
第九条 奖惩办法
根据国家档案法规以及我所具体情况，有下列行为之一者，视情节轻重，分别给予行政处分，赔偿损失，直至追究刑事责任。
（一）损毁、丢失或者擅自销毁属于国家所有档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布属于国家所有档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）出卖属于国家所有档案的；
（五）倒卖档案牟利或者私自将档案卖给外国人的；
（六）携带禁止出境的档案的；
（七）应该形成的技术关键材料、诀窍、工艺流程等而拒不形成的；课题结束后两个月内(以课题管理部门的结题通知上的时间为准)不移交档案室并不按期归档的，都要给以通报批评并限期归档。同时由档案室通知人事部门，将部门、课题组归档情况纳入创新工程绩效考评范围。
（八）凡个人涂改、增删、丢失或损毁档案材料的，视具体文件价值给以罚款及通报批评。
附件：科研课题归档范围
中国科学院院标准 KY 1.1-88
归档范围分为三种：基础、应用、发展研究。
研究周期长的课题可按阶段归档；研究周期短的课题在任务结束时一次性归档。
获得负结果或因故中断的科研课题的文件亦应归档。
基础研究课题归档范围
科研工作阶段 | 管理文件 | 科技材料 |
科研准备 | 1)开题报告与课题论证材料 2)科学基金申请报告及批件 3)任务书、协议书 4)课题研究计划（含各年度、各阶段） | 1)文献调研，综述报告 2)实验、调查、考察观察方法等 |
研究实验 | 1)课题研究计划执行情况表 2)计划调整或撤销报告 | 1)实验、测试、观测、野外调查、考察、观察的各种原始记录及综合分析材料 2)数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、程序框图、计算结果等） 3)设计文件和图纸（底图、蓝图），纸质版各电子版各一套 4)阶段研究工作小结 5)样品、标本等实物的目录 6)照片、底片、录音带、录像带、影片拷贝、幻灯片等 |
总结鉴定验收 | 1)课题工作总结 2)科研投资情况和经费预决算材料 3)鉴定证书或视同鉴定证的文件 4)鉴定会材料（评审人签名单、评审意见等） | 1)研究报告 2)论文和专著 |
成果申报和奖励 | 1)科技成果登记表 2)科技成果报告表 3)科技成果奖励申报书 4)获奖材料（奖章、奖状、证书）的原件或影印件 | |
推广应用 | 1)成果被引用情况材料 2)成果宣传报道材料 | 国内外学术交流材料 |
应用研究课题归档范围
科研工作阶段 | 管理文件 | 科技材料 |
科研准备 | 1)开题报告与课题论证材料 2)科学基金申请报告及批件 3)任务书、委托书、合同、协议书 4)课题研究计划（含各年度、各阶段） | 1)文献调研、综述报告和考察报告 2)应用前景调研报告 3)实验、调查、考察、观察方法等 |
研究实验 | 1)课题研究计划执行情况表 2)计划调整或撤销报告 | 1)实验、测试、观测、野外调查、考察、观察的各种原始记录及综合分析材料 2)数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、程序框图、计算结果等） 3)设计文件和图纸（底图、蓝图）纸质版各电子版各一套 4)阶段研究工作小结 5)样品、标本等实物的目录 6)照片、底片、录音带、录像带、影片拷贝、幻灯片等 |
总结鉴定验收 | 1)课题工作总结 2)科研投资情况和经费预决算材料 3)鉴定证书或视同鉴定证书的文件 4)鉴定会材料（评审人签名单、评审意见等） 5)使用意见 6)经济效益和社会效益的证明材料 | 1)研究报告、研制报告 2)论文和专著 3)工艺技术报告 4)技术决窍报告 |
成果申报和奖励 | 1)科技成果登记表 2)科技成果报告表 3)科技成果奖励申报书 4)获奖材料（奖章、奖状、证书）的原件或影印件 5)专利申请书和证书的原件或影印件 | |
推广应用 | 1)转让合同、协议书 2)生产定型鉴定材料 3)成果被引用或投产后反馈意见 4)成果宣传报道材料 | 1)开发和推广应用方案及实施情况材料 2)市场调查、分析报告 3)扩大试生产的设计文件、工艺文件 4)国内外学术交流材料 |
发展研究课题归档范围
科研工作阶段 | 管理文件 | 科技材料 |
科研准备 | 1)开题报告 2)委托书、协议书 3)技术合同 4)工作计划（含各年度、各阶段） | 1)文献调研、综述报告和考察报告 2)市场预测、应用前景分析报告 3)开发工作方案 |
研究实验 | 1)工作计划执行情况表 2)计划调整或撤销报告 | 1)实验、测试、观测、野外调查、考察、观察的各种原始记录及综合分析材料 2)数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、程序框图、计算结果等） 3)设计文件和图纸（底图、蓝图）纸质版各电子版各一套 4)照片、底片、录音带、录像带、影片拷贝、幻灯片等 |
总结鉴定验收 | 1)开发工作总结 2)科研投资情况和经费预决算材料 3)鉴定证书或视同鉴定证书的文件 4)鉴定会材料（评审人签名单、评审意见等） 5)使用意见 6)经济效益和社会效益的证明材料 | 1)研究报告、研制报告 2)论文和专著 3)工艺技术报告 4)技术决窍报告 |
成果申报和奖励 | 1)科技成果登记表 2)科技成果报告表 3)科技成果奖励申报书 4)获奖材料（奖章、奖状、证书）的原件或影印件 5)专利申请书和证书的原件或影印件 | |
推广应用 | 1)转让合同、协议书 2)生产定型鉴定材料 3)成果推广和投产后反馈意见 4)技术展览会、展销会等材料 5)成果宣传报道材料 | 1)开发和推广应用方案及实施情况材料 2)市场调查、分析报告 3)扩大生产的设计文件、工艺文件 4)国内外学术交流材料 |
二○○五年十月三十日