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南京天光所大型仪器设备档案管理细则
宁天光字〔2005〕44号 签发人：崔向群
南京天光所大型仪器设备档案管理细则
根据中科院大型仪器设备管理的有关规定，结合我所的实际情况，特制定本细则。
一、金额贰拾万元以上(含贰拾万元)的购置或委托研制的大型仪器设备档案由综合办资产管理人员负责平时的积累、整理保管和预立卷工作，并在每年年底前移交给综合档案室；金额贰拾万元以上(含贰拾万元)的自行研制或联合研制的大型仪器设备档案按照《南京天光所科技档案管理细则》中课题档案相关规定执行。
二、归档范围
1.购置仪器设备时申请书、调研情况、可行性报告、报价情况等及批准文件。
2.仪器设备随带的技术文件材料：图纸、说明书、线路图、合格证、合同、装箱单及仪器设备的主要附件、配件的技术文件材料。
3.仪器开箱、安装调试形成的技术文件材料：仪器验收记录、报告、安装调试记录报告等有关材料。
4.仪器正常运转形成的技术文件材料：仪器操作规程、仪器维护检修记录、仪器平时运转检查使用的仪器记事本以及其他有关材料。
三、归档材料的形成与收集
1.仪器设备开箱时，资产管理人员参加验收工作，做好记录，列出移交明细，双方签字后，将全部技术文件材料归档。
2.资产管理人员平时督促仪器设备保管人员做好仪器设备的安装、调试使用、保养记录，及时形成归档材料。
3.仪器大修时须写出大修的详细报告，说明损坏的原因、部位及维修经过的材料。
四、档案的管理
1.仪器设备档案由所综合档案室统一管理。
2.档案的分类编号与固定资产的分类编号相一致。建立仪器设备档案分类管理卡片册和仪器设备档案总帐及仪器档案借阅登记薄。
3.切实做好仪器设备档案管理总帐的登记工作，记录每台仪器设备的技术文件材料名称、份数及归档时间等有关项目。
附件：仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11 综合类
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1 、上级针对我所仪器设备管理工作的文件 2 、仪器设备管理的规章制度 3 、设备工作计划、报告、总结、调查材料 4 、仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 5 、仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 6 、年度综合性统计表 7 、荣获市级以上先进集体的奖证、奖状、奖牌、奖章、 奖杯等（归入实物类SW） | 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 |
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SBl2 仪器设备项目
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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序 号 类 目 名 称 保管期限
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1、申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) 2、上级或主管领导批复和准购批示 3、定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等 4、进口设备过程中有关的技术商务文件 5、开箱记录及装箱单 6、安装、调试记录和双方签字移交文件及保修单 7、验收报告及文件材料 8、索赔来往函件及结果文件 9、设备说明书及全套随机文件材料 10、使用、检修、故障事故记录(设备履历书) 11、重大事故的调查分析及处理意见 12、特殊改造和开发过程中形成的技术文件材料 | 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 与设备共存 与设备共存 与设备共存 与设备共存 |
二○○五年十月三十日