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南京天光所档案接收与归档程序的规定
宁天光发[2009]33号
一、科研档案
（一）文件资料收集：
1、以课题为立档单元。课题组长对归档工作负责，课题立项时在课题内指定兼职档案员，兼职档案员负责归档；
2、科技处负责按课题形成积累有关的管理性文件；
3、综合办负责制发课题文件积累袋并发放给课题组。
（二）归档程序：
1、兼职档案员到科技处接收本课题科研准备阶段的管理性文件；
2、课题组长在课题结束时组织立卷归档工作，对科研课题档案的保管期限和密级提出建议；
3、科技处在科研课题任务结束、进行验收或鉴定前，组织科研课题档案预验收；
4、课题组长填写《科研课题档案归档说明书》（样表见附件2），兼职档案员编写移交目录一式两份，经科技处审查后连同归档资料移交给综合办。
（三）归档时间要求:
科研课题档案案卷均应在课题验收、鉴定或结题后一个月内完成归档并向综合办移交完毕。
二、文书档案
（一）文件资料收集：
1.职能部门兼职档案员对所负责范围内的文件材料承担收集、积累、预立卷职责；
2.综合办编制研究所《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》
（二）归档程序：
职能部门兼职档案员将收集整理好的文件材料和归档文件目录一式两份，经部门审查后移交给综合办。综合办审核后，如有提出书面补充修改意见，需经兼职档案员确认补充后办理正式移交手续。
（三）归档时间要求:
每年5月底前将上一年度的文件材料向综合办移交完毕。
三、基建档案
（一）文件资料收集：
兼职档案员负责做好预立卷工作。
（二）归档程序：
1.兼职档案员应在勘察、设计任务完成后组织勘察、设计单位移交相关项目档案材料；在工程竣工验收前组织施工、监理单位移交相关项目档案材料。移交时应编制清单，并办理交接手续。
2.项目竣工后，兼职档案员将收集整理好的文件材料和归档文件目录一式两份，向综合办移交，综合办提出书面补充修改意见，经兼职档案员确认补充后办理正式移交手续。
（三）归档时间要求:
档案于项目通过竣工验收后一个月内向综合办移交完毕。
四、大型仪器设备（50万元以上）档案
自行研制和委托加工研制的非标准设备参照“科研档案”的接收与归档程序。购置仪器设备按以下程序操作：
（一）文件资料收集：
1.兼职档案员负责做好预立卷工作；
2.设备使用部门负责收集设备在使用过程中形成的有关文件；
（二）归档程序：
1.在大型仪器设备安装调试正常后，由兼职档案员负责填写档案移交目录，并收集归档说明书、前期材料、随机材料和运行记录等并进行预归档。
2.兼职档案员将收集整理好的文件材料和归档文件目录一式两份向综合办移交并办理移交手续，综合办提出书面补充修改意见，经兼职档案员确认补充后办理正式移交手续。
（三）归档时间要求:
档案于设备验收完毕投入使用后的2个月内向综合办移交完毕。
五、声像档案
（一）文件资料收集：
兼职档案员负责声像档案的收集、预立卷工作；
（二）归档程序：
兼职档案员将收集整理好的声像档案材料和归档文件目录一式两份向综合办移交并办理移交手续，综合办提出书面补充修改意见，经兼职档案员确认补充后办理正式移交手续。
（三）归档时间要求：
每年6月份前将上一年度的声像档案向综合办移交完毕。
（四）其它：
凡在科研课题、基本建设、大科学工程项目等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。
六、会计档案
（一）文件资料收集：
兼职档案员负责会计档案预立卷工作；
（二）归档程序：
双方应当按照会计档案交接清册所列的内容逐项清点，并办理移交手续。
（三）归档时间要求：
会计档案自形成之日起在本部门保存一年；次年6底前向综合办移交完毕。
七、其它档案
（一）研究生学位论文档案
论文密级由课题组长确定，并经保密办审批。每年毕业论文答辩后由研究生部统一收集、整理并于答辩后一个月内向综合办移交完毕。
（二）专利、奖状档案
由科技处将上年度形成的专利材料和奖状，与同年文书档案一起于5月底前向综合办移交完毕。
（三）公开发表论文档案
由资料室于每年5月底前将上年度所内论文集向综合办移交完毕。
另：本程序参照以下材料制定：
1.中华人民共和国档案行业标准GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
2.中国科学院发ZKY/B002-1-2006号《中国科学院科研课题档案建档规范》
3.中华人民共和国档案行业标准DA／T22-2000《归档文件整理规则》4.中国科学院发ZKY/B002-4-2006号《中国科学院文书档案建档规范》
5. 中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2000《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
6. 中华人民共和国档案行业标准GB/T50328-2000《建设工程文件归档整理规范》
7.中国科学院发ZKY/B002-2-2006号《中国科学院基本建设项目档案建档规范》
8.中华人民共和国档案行业标准GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
9.中国科学院发ZKY/B002-6-2006号《中国科学院科研仪器设备建档规范》
10.中华人民共和国档案行业标准财会字[1998]32号《会计档案管理办法》、财会字[1996]17号《会计电算化工作规范》、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》
11.中国科学院发ZKY/B002-7-2006号《会计档案建档规范》