南京天光所改善科研条件专项资金项目（设备购置、研发 及升级改造类）管理办法
宁天光发〔2023〕64号
为规范和加强“中央级科学事业单位改善科研条件专项资金设备仪器项目（设备购置、研发及升级改造类）”（以下简称改善专项）的管理，提高资金使用效益，推动天文科技创新发展和平台建设，根据《中央级科学事业单位改善科研条件专项资金管理办法》（财教〔2021〕100号）、《中国科学院改善科研条件专项资金管理实施细则》（科发条财字〔2022〕45号）、《中国科学院事业单位固定资产管理办法》（科发条财字〔2018〕83号）、《中国科学院大型科研仪器开放共享管理办法》（科发条财字〔2022〕15号）以及研究所相关规定，特制定本办法。
第一条 由主管所领导牵头，成立研究所改善科研条件专项设备工作组（以下简称改善专项设备工作组）。成员包括财务资产处及科技处的相关人员。工作组负责本所改善专项项目的申报、执行、验收全过程管理，做到管理到位、财物到位、技术到位，保障科研创新平台建设需求。具体日常工作事宜由财务资产处负责。
第二条 改善专项设备工作组应履行的管理职责：
（一）依据国家和院所有关规定开展工作，根据要求有效履行管理职责，保障项目实施过程的合法有效性。
（二）每年至少召开3次工作会议，沟通、协调解决项目执行中的实际问题，并形成会议纪要。
（三）严格按照批复的实施方案推进改善专项项目的执行。项目执行中如需调整实施方案内容，必须上报院条财局，在获得批复备案后，方可按新的实施方案实施。
（四）执行改善专项、财务、采购、合同、资产、设备及档案管理等相关规章制度，并不断改进。
（五）督促保障计划进度。在项目实施过程中，进行督促、协调和保障，积极推进项目执行。在项目内容完成所内验收后，及时开展区域中心验收准备工作。对管理过程中形成的所有资料，分类汇总，查缺补漏形成档案预立卷，移交档案管理人员；组织编写改善专项验收表、改善专项工作报告，向主管领导汇报，组织研究所自查后，提交上级主管部门申请组织验收。
第三条 改善专项规划编报与调整：改善专项规划编报与调整工作由改善专项设备工作组负责。工作组结合本所学科优势和未来几年重点发展方向，推进天文技术与方法创新平台、专业实验平台建设，通过征集、论证、遴选的工作流程来编报和调整工作规划，依轻重缓急合理安排每年的改善专项项目，并报所务会讨论确认后上报。
第四条 改善项目年度申报：
（一）研究所申报的年度改善项目计划要与改善专项规划一致。改善专项设备工作组协同项目组，按时完成改善专项的年度申报工作，申报内容应按照规划填报，如有重大调整需报所务会讨论确认，并向上级主管部门报批。
（二）编制申报书应做到立项依据充分、预算合理有据。严格按照财政部和中国科学院的文件要求，做好项目各项费用的分类和细化测算。报送的项目申报材料中应提供相关证明材料（项目实施方案、专家论证意见、仪器设备报价单等）。
（三）仪器设备购置和升级改造项目，除每台仪器设备名称及金额外，要有规格型号和用途说明等购置理由。单台或成套购置价值超过100万元以上的科学仪器设备，要有研究所组织的专家论证意见。单台或成套购置价值超过200万元以上的科学仪器设备，除要有研究所组织的专家论证意见外，还必须按照《中央级新购大型科学仪器查重评议管理办法》（财科教〔2019〕1号）等有关规定，上报查重评议材料。
（四）所有申报仪器设备必须提供具体关键技术指标以及参考同档仪器设备报价（一般不少于3家）。申报项目均需附上单位简介（包括但不限于单位基本情况，科研队伍、科技经费、科技成果等情况）；近三年预算执行情况；现有科研仪器设备总体情况（包括但不限于仪器设备总量，大型仪器使用情况，仪器设备开放共享情况等）。
第五条 改善专项项目实施：
（一）项目获得批复后，须成立改善专项项目执行组，项目执行组设组长一名，接受改善专项设备工作组统一领导，负责项目的具体实施。
（二）项目执行组及相关部门应配合改善专项设备工作组，依据财政部下达的改善专款资金、预算、控制数，及时编报改善专项项目的实施方案。
（三）项目应严格按照批复的实施方案执行，不得擅自变更改善专项项目预算内容。确因特殊情况需要进行调整的，必须上报上级主管部门，获批后方可变更。
（四）改善专项设备工作组按时在线填报执行进度，并定期召开管理工作会议，检查和督促项目执行规范和执行进度，及时讨论、研究，解决项目执行中遇到的困难。
第六条 设备采购过程：
（一）由财务资产处负责组织改善专项涉及的采购活动，履行政府采购相关审批手续。工作程序应符合相应规范，书面文件齐全。
（二）按照政府采购规定的采购方式实施采购，标书内容须满足批复的实施方案要求。
（三）采购合同的确定以招标文件、投标文件和评标文件为依据，合同条款清晰，内容合理、完善、严密，并满足其实质性条款。
第七条 经费使用：改善专项资金，专款开支的范围严格按照国家和科学院及其他相关财务管理规定执行，单独设立ARP课题号，严禁用于规定范围之外的支出。加强预算执行计划管理，严格执行政府采购管理有关规定。
第八条 改善专项项目档案管理：明确相关档案责任人及其责任。其中设备项目档案按照《中国科学院科研仪器设备建档规范》及所内相关规定进行收集、整理、立卷和移交。
第九条 改善专项项目验收：
（一）设备到货时应及时进行开箱检验，单台50万元（含）以上的设备须有财务资产处参与开箱检验，填写《设备到货开箱检查备案表》，货物、资料齐全完好，相关人员签字存档。50万元以下的设备就位后，使用部门及时组织安装调试，填写《设备验收单》存档。
（二）50万元（含）以上设备调试完毕，达到批复及合同规定的功能及技术指标后，财务资产处及时组织技术验收，填报《南京天光所50万元及以上改善专项项目设备验收报告》。验收报告内容有设备基本信息、设备采购信息、技术指标内容、现场测试数据，验收组、测试组人员在验收报告上签署验收或检验意见存档。
（三）改善专项设备工作组应督促项目执行组按时提交改善专项验收申请，项目中采购的设备功能、指标和质量须达到批复及合同要求。如无法按期完成，按规定提交延期验收申请。
（四）严格按照《中国科学院改善科研条件专项资金管理实施细则》（科发条财字〔2022〕45号）准备验收工作，落实财务管理、国有资产管理及设备运行管理。
（五）验收时如发现存在违反专款管理有关规定、弄虚作假、擅自改变资金用途，挤占、挪用或造成资金损失的行为，经验收组认定后，将按规定严肃查处。
（六）结余资金按照相关管理规定，经审批后方可使用，不得擅自挪作他用。
第十条 设备运行管理及开放共享：大型仪器设备需公开组织使用操作培训，设备责任人、操作人员须经培训合格，方能正式上岗。使用部门根据研究所设备管理相关规定编制《设备操作规程》、《设备保养计划》、《监视测量设备校准计划》等文件存档。财务资产处组织设备管理人员，对交付使用的设备粘贴固定资产标签、设备完好标签、配备大型仪器设备操作记录本；实验室应对每台设备责任到人，配备专门的仪器管理人员，对其进行日常管理和维护，并定期进行保养和检测，保障仪器设备的正常运行。为有效提高设备的利用效率，实现平台的开放与共享，同时保障仪器设备的使用安全，根据《南京天文光学技术研究所科研仪器设备资源共享管理办法》，由财务资产处负责将改善专项所购的大型科研仪器设备公布在所网站及国家科技基础条件资源管理系统中，供所内所外全体科研人员查询。所内或所外人员如需共享科研仪器设备，可填写《科研仪器设备共享审批表》，由科技处按照科研工作需要统一协调，由保管人提供使用指导，并收取适当费用。
第十一条 本办法由财务资产处负责解释。
第十二条 本办法自发布之日起执行。原《南京天光所修购专项管理办法》（宁天光发〔2016〕38号）同时废止。
附件：1.设备到货开箱检查备案表