各部门：
    为加强干部人事档案的管理工作，规范干部人事档案的查（借）阅、整理、保管、转递程序，根据中共中央组织部、国家档案局颁发的《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）和中组部《干部人事档案材料收集规定规定》（中组发[2009]12号）以及《中国科学院干部人事档案材料分类标准》，制订了《南京天文光学技术研究所干部人事档案管理规定》。现将规定印发给你们，请遵照执行。

二一一年十一月十四日

南京天文光学技术研究所干部人事档案管理规定

一、档案的查（借）阅
    （一）外单位需查阅、借用我所干部档案，应由该单位的组织人事部门进行，填写《查阅干部人事档案审批表》，并按干部管理权限办理审批手续后，方能查阅、借用。调查、证明材料及介绍信，不能用于查阅干部档案。查阅档案时，利用单位的查阅人应为中共党员干部。如要查阅档案某一方面的内容，由南京天光所档案管理人员指定查阅相关部  分，不得翻阅其它部分。
    （二）公安、安全、检察部门、公证处等需查阅干部人事档案，也应持《查阅干部人事档案审批表》。因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明材料出处及日期，加盖部门公章。对摘录复制材料除必须留作证据外，一律由南京天光所负责销毁。
    （三）本单位相关部门确因工作需要查阅干部人事档案时，需填写《查阅干部人事档案审批表》报人事教育处，经批准后由人事档案管理人员查阅。按照干部管理权限，查阅副处级及以上干部人事档案由人事分管所领导审批，其余人员由人事教育处处长审批。
    （四）查阅、借用档案的单位或个人，未经批准不得擅自拍摄、复印档案内容。除组织干部部门因工作需要者外，任何个人不得查阅或借用上级和同级干部的档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。
    （五）严禁用电话查询和答复档案内容。
    （六）查阅者要严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、折叠、抽取、撤换档案材料。不准泄露或擅自向外单位公布档案内容。违反者视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分。
    （七）因工作需要查阅死亡干部档案时，参照上述规定办理。
    （八）查阅干部人事档案，应在阅档室内或指定地方查阅。干部人事档案原则上不外借，特殊情况经分管所领导审批和严格履行登记手续后方可将档案借出使用，并在限期（两周内）归还，逾期须办理续借手续。
二、档案的收集补充
    （一）形成干部人事档案材料的有关部门，应主动按照干部人事档案收集归档范围的要求，将所形成的干部人事档案材料及时报送到干部人事档案管理部门归档。
    （二）人教处可根据工作需要和档案中缺少材料的情况，适时布置填写干部履历表、自传、鉴定等，并及时将这些材料补充入干部人事档案。
    （三）干部档案管理人员必须积极、主动、细心，按照全面、及时的要求既要在立卷前收集齐全，又要在干部档案形成后及时将新的干部档案材料收入档案。
    （四）干部人事档案材料在报送时应认真填写《转递干部人事档案材料通知单》或《干部人事档案零散材料移交清单》，并按干部人事档案转递的要求办理好交接手续。
    （五）干部人事档案管理部门对送交来的归档材料，要认真进行检查，发现材料不齐全，内容不真实，手续不完备等不符合归档要求的材料，应及时通知材料形成部门，补送材料或补办手续，形成材料的部门应按规定认真办理。
三、档案的鉴别整理
    （一）收集的干部人事档案材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。
    （二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
    （三）对不属于干部人事档案材料的专业技术档案，纪检档案，文书档案以及属于个人保管的材料应及时转退。
    （四）整理干部档案时要认真鉴别、分类准确、编排有序、加工合理、目录清楚、装订整齐，做到完整、真实、条理、精炼、实用。整理后，要认真复核，符合要求后方能装袋。不应归入干部档案的材料，应开列详细清单。归档前应查看档案材料是否与档案人相一致，材料不允许缺章、漏页、破损。不符合要求的材料及时退回，重新填写。
    （五）材料用纸必须符合装订要求。
    （六）对鉴别后不属于归档的材料，根据内容登记后尽快转出或销毁，避免积压。
四、档案的保管
    （一）干部档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全。
    （二）档案的存放和编号要条理化、科学化，便于查找。
    （三）存放档案必须设立独立库房，配置铁质档案橱，经常检查“六防”设施。在研究所条件允许的情况下尽可能做到“三室分离”。
    （四）干部档案库房要有专人管理，保持卫生整洁，无关人员不得入内。
    （五）档案管理人员要牢固树立保密观念，不得以任何借口向无关人员提供干部档案或泄露档案内容；不得在不利于保密的地方存放和查阅干部档案；不准携带干部档案到公共场所；不准用电话索要或提供档案内容。
    （六）档案的鉴别和整理过程应在档案库房进行，并且要保持高度警惕性，及时检查并堵塞保密工作中的漏洞，严防丢失、泄密事件发生。
五、档案的转递
    （一） 转递干部档案（干部档案材料）必须做到及时、准确、安全。干部因工作调动或职务变动而变动单位时，应及时将干部档案转至新单位。
    （二）建立干部人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。
    （三）转递干部人事档案应通过机要交通转递，或者指派两名中共正式党员专门取送。严禁公开邮寄或本人自带。对于本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。
    （四）转出干部人事档案，必须按规定装订整理完毕，不允许有零散材料，不得扣留材料或分批转出。凡整理中剔除的待销毁材料不得随干部人事档案同时转递。转出干部档案（干部档案材料）逾期一个月未收到回执者，应予催问，以防丢失。
    （五）收到干部档案（干部档案材料），经核对无误后，应在回执上签名盖章立即送回，并在《接收干部档案登记薄》上登记。收到不属于本单位人员的档案时，要立即退回原转出单位。
六、档案的检查核对
    （一）档案存放要编排有序，便于查找。干部人事档案管理人员每年将库房内干部人  事档案与干部人事档案名册核对一次，发现问题，及时解决。
    （二）凡人员调动、职务变更，应及时登记。
    （三）每年年末，对库房内档案进行统计，确保档案的完整与有序。
七、档案的统计
    （一）干部人事档案要定期进行统计，确保管理的干部人事档案与所管人员相符。
    （二）干部人事档案管理部门每年年中和年末对所管干部人事档案必须进行严格的统计和核对。做到所管人员与在册档案相符，发现缺少，及时查找。
    （三）职工调动、退休、死亡后，应及时进行档案转递、分类保管，随时做好接收转出变动情况的登记以及档案数字统计。
八、档案的安全保密
    （一）严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《干部档案工作条例》的规定，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。
    （二）档案库房必须坚固，配制铁质档案柜。应经常检查防水、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施。保持库房清洁和库内适宜的温湿度(温度12℃一24℃，相对湿度45%一65%)。
    （三）经清理需要销毁的村料要妥善保管，并按档案材料销毁制进行销毁。
    （四）干部人事档案的保管、借阅、转递，必须建立严格的登记制度，确保干部人事档案的安全、保密和完整。
    （五）转递干部人事档案必须通过机要传递或由两名中共党员专送。任何个人不准携带档案材料进入公共场所。
    （六）干部人事档案管理，要严格遵守保密制度，不准用电话索取和提供职工的有关情况，以及涉及政治历史或其他重要问题的材料。无关人员不得进入档案库房。
    （七） 严禁个人私自保存他人的档案，对利用档案材料营私舞弊者，应视情节予以严肃处理。
    （八）档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。
九、档案材料的销毁
    （一）收集的干部人事档案材料经过鉴别后属于重复或不应归入干部人事档案的材料，以及无保留价值的材料要进行销毁。
    （二）销毁材料应进行登记，注明标题和简要内容，形成时间和销毁理由。
    （三）销毁材料必须经过分管领导签字后方可销毁。
    （四）销毁材料时必须有两名中共正式党员负责监销。
    （五）任何个人不得以任何借口销毁干部人事档案材料。
    （六）妥善保管销毁干部人事档案材料登记册，以备查找。
    （七）销毁材料必须到保密部门指定的场所进行销毁。
十、档案管理部门职责
    （一）保管干部人事档案，为国家积累档案史料
    （二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料
    （三）办理干部人事档案的查阅、借阅和专递
    （四）登记干部职务、工资的变动情况
    （五）为有关部门提供干部人事档案信息资料
    （六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作
    （七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导
    （八） 推广、应用干部人事档案现代化管理技术
    （九）定期移交死亡人员的干部人事档案
    （十）办理其他有关事项
十一、档案管理人员职责
    干部人事档案工作人员，在干部人事档案的业务建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应有较高的政治素质和业务素质，必须做到:
    （一）拥护党的十一届三中全会以来的路线、方针、政策，坚持四项基本原则。认真学习马列主义、毛泽东思想，努力提高思想政治水平。
    （二）热爱本职工作，恪守职业道德，忠于职守，刻苦钻研业务，不断提高业务水平和工作能力;开展调查研究，了解干部人事档案工作情况，帮助基层单位解决档案工作中存在的问题。积极为人事工作服务。为改革开放和经济建设服务。
    （三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和有关保密制度。切实维护干部人事档案的完整齐全，做到不泄露档案内容。
    （四）坚持原则，严格遵照干部人事档案管理的各项规章制度办事，不断改善管理手段和方法，加强基础建设，为上级有关部门提供有效的服务。
    （五）认真做好干部人事档案材料的收集、鉴别、整理归档和查阅、借阅、转递工作。
    （六）干部人事档案工作人员调动时，必须做好档案材料和业务文件的交接工作以保证干部人事档案的顺利开展。
十二、本规定由人事教育处负责解释,自发文之日起执行。

    附件：查阅干部人事档案审批表.doc