南京天光所印章管理办法
宁天光发〔2023〕71号
第一章 总则
第一条 为进一步规范和加强本所各类印章的制发、使用、管理工作，根据《中国科学院办公厅关于进一步规范院属单位印章管理与使用的通知》（科发办函字〔2016〕75号）要求，并参照《中国科学院办公厅关于印发<中国科学院院部机关印章管理办法>的通知》（科办〔2015〕8号），结合工作实际，制定本办法。
第二条 印章是本所各级管理部门履行职责、行使权力的重要凭据和标志。研究所主要负责人应为印章管理的第一责任人，综合事务处为印章管理的职能部门。
第三条 本办法适用于所级印章、研究所各类组织机构印章、研究所业务专用印章和研究所各管理职能部门印章的制发、使用和管理。所级印章包括所章、法定代表人签名章；各类组织机构印章包括所党委章、党委书记签名章、纪委章、纪委书记签名章、学术委员会章、保密委员会章、工会章、团委章等；业务专用印章包括财务专用章、合同专用章、质量管理专用章等；管理部门印章为本所设置的管理职能部门章（含内设机构章）。
第四条 所级印章由综合事务处统一管理；各类组织机构印章由各组织机构管理，在综合事务处登记备案；职能部门相关业务专用印章由对应职能部门负责管理，在综合事务处登记备案；管理职能部门负责本部门印章的管理，在综合事务处登记备案。
第五条 负责保管印章的部门应设专管人员。各类印章的专管人员应为正式职工，具有良好的政治和业务素质。印章专管人员的确定与变更，应及时到综合事务处备案。
第六条 综合事务处负责各类印章的制发、登记、启用和停用印章的存毁处理。其它任何部门都不得自行刻制、销毁各类公用印章。
第二章 制 发
第七条 研究所所级印章由综合事务处统一制发。
各类组织机构印章及研究所管理部门印章由所在机构和部门提出申请，填写《南京天光所印章刻制审批表》（附件1），经分管所领导审核，批准后，由综合事务处统一制发。
业务专用印章，由业务主管部门提出申请，填写《南京天光所印章刻制审批表》，经分管所领导审核，批准后，由综合事务处统一制发。
各类临时性管理机构及各研究室原则上不得刻制印章。
第八条 刻制各类所公用印章应持批准成立该部门（或处室）的文件和所介绍信等材料，到公安部门指定的单位刻制并备案。刻制各类印章的规格、样式、所刊文字按照国家的统一规定执行。
第九条 印章刻制后，由综合事务处办理登记备案手续。有关保管部门明确印章使用范围、保管人和审批人后，方可领取印章并正式启用。启用印章的有关资料和印模应归档，永久保留。
第三章 使用及管理
第十条 综合事务处统一保管的所级印章，由所领导按照分管权限审批使用。
各类组织机构印章，原则上由组织机构负责人审批使用，重要事项应由组织机构负责人核报研究所主要负责人批准后使用。
各部门保管的业务专用印章，由业务主管部门负责人或经其授权的业务工作负责人审批使用。
管理部门印章，由部门负责人审批使用。
第十一条 研究所发文经所领导签发后可直接用印；拟用印材料经有用印审批权的人员签字的可直接用印；其它事项使用所章、法定代表人签名章、所党委章、党委书记签名章、所纪委章、纪委书记签名章的均应填写《南京天光所印章使用审批单》（附件2），严格按程序审批。
第十二条 《南京天光所印章使用审批单》的“用印事由或内容”一项应填写拟用印材料的标题或简要内容。印章专管人员核对后方可用印，用印应符合规范，印章印迹应端正、清晰。各印章保管部门应将《南京天光所印章使用审批单》妥善保管，至少保留五年。
第十三条 各印章的用印情况应在《南京天光所印章使用登记表》（附件3）上登记，印章专管人员应对内容进行核对，登记项目包括用印部门、用印日期、用印事由或内容、用印次数、批准人、承办人等。登记表应妥善保管，至少保留五年。
除所章、法定代表人签名章、所党委章、党委书记签名章、所纪委章、纪委书记签名章以外的各类印章，可在有审批权限的人员知晓并同意的前提下登记后用印。
第十四条 财务专用章、现金收讫章等，在办理日常业务中可按规定直接用印；合同专用章按照研究所合同管理规定采用专用审批表审批用印；质量管理相关专用章可按规定直接用印；研究所介绍信可采用存根备案方式直接用印。
第十五条 印章应专柜存放，由印章专管人员负责保管。
第十六条 印章一般应在印章专管人员办公室内使用。特殊情况必须带出研究所使用的，须经所领导批准后指定专人全程负责保管、监印，用印后应及时送回。
第十七条 印章不得用于空白介绍信、空白纸张、空白表单等。
第十八条 因损坏、磨损等原因需要重新刻制印章的，应由该印章管理部门出具书面说明，按照本办法第七条规定办理。
第十九条 印章丢失的，该印章管理部门应立即向综合事务处报告，并按规定发布作废声明，按程序重新刻制印章。
第二十条 任何部门和个人不得违规刻制和使用印章。对于违反规定的，根据情节轻重追究相应责任。
第四章 停用、销毁
第二十一条 研究所各部门、各类组织机构自更名、撤销之日起，其原印章停止使用。业务专用印章的停止使用由业务主管部门决定。
第二十二条 停用印章应自停用日起三个工作日内交至综合事务处，并由专管人员履行交接手续。
第二十三条 综合事务处按照国家有关规定封存或销毁停用印章。销毁印章时，销毁的印章均需留下印模存档备查。
第五章 附则
第二十四条 研究所设立的各类领导小组、工作组等非常设机构，原则上不刻制印章。确需使用印章时，根据工作职能由相应机构代章。
第二十五条 本规定由综合事务处负责解释。
第二十六条 本规定自印发之日起施行。原《南京天光所印章管理办法》（宁天光发〔2020〕6号）同时废止。
2023年10月16日